Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Diese Website informiert Besucher darüber, welche personenbezogenen Daten erfasst werden und wie diese verwendet werden.

Verantwortliche Stelle

Datenquellen

Daten werden durch Nutzereinträge (etwa in Kontaktformularen) sowie automatisch durch Systemerfassung (Browser-Informationen, Betriebssystem, Seitenaufrufszeit) erhoben.

Datennutzung

Website-Bereitstellung, Bearbeitung von Anfragen (auch über WhatsApp) und Vertragsabwicklung.

Nutzerrechte

Sie haben Anspruch auf kostenlose Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit Ihrer Daten. Soweit wir Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen.

2. Hosting

Externes Hosting

Anbieter: STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin.

Personenbezogene Daten (IP-Adressen, Kontaktanfragen, Kommunikationsdaten) können auf Servern des Hosters gespeichert und zur Bereitstellung dieser Website verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an zuverlässiger Website-Bereitstellung).

Weitere Informationen stellt STRATO in seiner Datenschutzerklärung bereit: STRATO Datenschutzerklärung.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Verarbeitungszweck entfällt oder Sie einen Löschauftrag stellen.

Rechtsgrundlagen

Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO | Vertragserfüllung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Berechtigtes Interesse: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt SSL-/TLS-Verschlüsselung zum Schutz vertraulicher Übertragungen. Erkennbar am „https://" und Schloss-Symbol im Browser.

Widerruf der Einwilligung

Erteilte Einwilligungen können jederzeit widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit bisheriger Verarbeitung bleibt unberührt.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben das Recht auf kostenlose Auskunft über Ihre gespeicherten Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung. Kontakt: info@inspire-martialarts.de

Beschwerderecht

Bei Verstößen können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde einreichen.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Der Hosting-Anbieter erfasst automatisch Browser-Typ, Betriebssystem, Referrer-URL, IP-Adresse und Zugriffszeit. Diese Daten werden nicht mit anderen Quellen zusammengeführt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Besucherstatistik ohne Cookies

Diese Website zählt Seitenaufrufe mit einem eigenen Verfahren, um zu erkennen, welche Inhalte genutzt werden. Dabei werden keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert. Beim Aufruf einer Seite übermittelt Ihr Browser die aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie technisch bedingt Ihre IP-Adresse und Browserkennung an unseren Server. IP-Adresse und Browserkennung werden nicht gespeichert: Sie werden nur im Arbeitsspeicher zusammen mit einem täglich wechselnden Zufallswert zu einer Prüfsumme verrechnet, um mehrfache Aufrufe am selben Tag zu erkennen; Prüfsumme und Zufallswert werden spätestens nach 24 Stunden verworfen. Gespeichert werden ausschließlich zusammengefasste Tageszahlen (Anzahl der Aufrufe und Besucher je Seite und Herkunft). Rückschlüsse auf einzelne Personen sind nicht möglich.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der bedarfsgerechten Gestaltung dieser Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Server wird von der Hostinger International Ltd. in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main (Deutschland) betrieben; mit Hostinger besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Kontaktformular / Anfragen

Eingegebene Daten (Name, Kontaktinformationen, Anfrage) werden zur Bearbeitung gespeichert und nicht ohne Einwilligung weitergegeben.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind.

Anfragen per E-Mail oder Telefon

Anfragen inklusive personenbezogener Daten werden zur Bearbeitung und für etwaige Anschlussfragen gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

5. Lernplattform für Schüler

Zweck

Unter mitglieder.inspire-detmold.de betreiben wir eine Lernplattform für unsere aktiven Schülerinnen und Schüler. Sie ergänzt den Unterricht um Videos und Prüfungsinhalte, zeigt den eigenen Fortschritt und dient – schrittweise eingeführt – der Buchung von Unterrichtsstunden, der Anmeldung zu Prüfungen und der Reservierung von Ausrüstung. Sie ist nur nach Anmeldung zugänglich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung der Ausbildungsvereinbarung).

Anmeldung und Passwort

Für die Anmeldung verwenden wir die E-Mail-Adresse, die in Ihrer Ausbildungsvereinbarung bei uns hinterlegt ist, sowie den Vornamen, die Sparte, das Eintrittsdatum, den erreichten Gürtel und etwaige Rollen wie Student Leader. Die Anmeldung erfolgt per Anmelde-Link oder Passwort. Passwörter werden ausschließlich verschlüsselt (Hash-Verfahren) gespeichert, ein Klartext-Passwort ist uns nicht bekannt. Die Sitzung endet automatisch nach 60 Minuten ohne Aktivität.

Zugriffsprotokoll

Wir protokollieren, welcher Schüler die Lernplattform wann geöffnet hat (Vorname, E-Mail-Adresse, Zeitpunkt, Anzahl der Besuche). IP-Adressen werden dabei nicht gespeichert. Die Einträge werden nach 180 Tagen ohne weitere Nutzung automatisch gelöscht. Zweck ist die Betreuung der Schüler und der Schutz der Zugänge vor Missbrauch.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Videos

Die Unterrichtsvideos liegen auf unserem eigenen Server (siehe „Hosting“) und werden direkt in der Lernplattform abgespielt; es werden keine Videodienste Dritter wie YouTube eingebunden. Welche Videos Sie sehen, richtet sich nach Programm und erreichtem Gürtel; bestimmte Inhalte (z. B. Kamas) schalten wir nur einzeln frei. Wir zählen, wie oft ein Video geöffnet wurde, ausschließlich als Gesamtzahl je Video ohne Bezug zur einzelnen Person.

Wiedergabe-Protokoll für einzeln freigeschaltete Videos: Bei diesen Videos protokollieren wir, welcher Schüler wann welches Video gestartet hat (ohne IP-Adresse und ohne Geräteangaben). Zweck ist, nachvollziehen zu können, falls geschützte Inhalte unbefugt weitergegeben werden. Die Einträge werden nach 180 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz unserer Unterrichtsinhalte).

Unterrichtsbuchung und Anwesenheit

Über die Lernplattform können Sie Unterrichtsstunden buchen und stornieren; Erwachsene können dies auch für die mit ihnen verknüpften Familienmitglieder tun. Gespeichert werden die gebuchte Stunde, wer gebucht oder storniert hat (Vorname bzw. „Team“) und der Zeitpunkt. Ihre Teilnahme am Unterricht erfassen wir durch unser Team oder über den Selbst-Check-in am Tablet im Eingangsbereich der Schule; dort erscheinen bei der Suche nur Vorname und Anfangsbuchstabe des Nachnamens. Die Anwesenheiten übertragen wir in unser internes Prüfungs- und Fortschrittssystem, weil sie Voraussetzung für die Zulassung zu Gürtelprüfungen sind. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Prüfungsanmeldung und Fortschritt

Die Lernplattform zeigt Ihren aktuellen Gürtel, den Fortschritt bis zur nächsten Prüfung sowie Rollen wie Student Leader. Sind Sie prüfungsbereit, können Sie sich für einen Prüfungstermin Ihrer Gruppe anmelden oder den Termin verschieben. Diese Angaben stammen aus unserem internen Prüfungs- und Fortschrittssystem, das auf demselben Server betrieben wird. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Reservierung von Ausrüstung

Im Bereich „Shop“ können Sie Ausrüstung und Kleidung reservieren. Eine Reservierung ist noch kein Kauf: Anprobe und Bezahlung erfolgen vor Ort in der Schule. Gespeichert werden die reservierten Artikel, Größe, Status (z. B. reserviert, abgeholt) und für wen reserviert wurde. Eine Online-Zahlung findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

E-Mails der Lernplattform

Anmelde-Links und Hinweise der Lernplattform versenden wir über unser E-Mail-Postfach bei STRATO (siehe Abschnitt 2). Ein zusätzlicher Versanddienstleister wird nicht eingesetzt.

Hosting und Speicherdauer

Die Lernplattform, die Videos, unser Verwaltungssystem und das Prüfungs- und Fortschrittssystem laufen nicht bei STRATO, sondern auf einem von uns angemieteten Server der Hostinger International Ltd. (Standort Frankfurt am Main, Deutschland); mit Hostinger besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Buchungen, Anwesenheiten, Gürtel- und Prüfungsdaten speichern wir während Ihrer Ausbildung bei uns, da sie die Grundlage Ihres Fortschritts und Ihrer Prüfungen bilden. Nach dem Ende der Ausbildung bewahren wir sie als Nachweis Ihrer Teilnahme am Unterricht auf, damit wir uns im Fall einer behaupteten Verletzung gegen Schadensersatzansprüche verteidigen und den Sachverhalt gegenüber unserer Versicherung belegen können. Wir bewahren diese Daten bis zum Ablauf der Verjährungsfristen für mögliche Schadensersatzansprüche auf (bei Personenschäden höchstens 30 Jahre nach dem Ende der Ausbildung, § 199 Abs. 2 BGB) und löschen sie danach. Zugriff haben in dieser Zeit nur berechtigte Personen; eine Nutzung für Werbung findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr von Ansprüchen). Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO bleibt unberührt.

6. Kontaktaufnahme über WhatsApp, KI-gestützte Beantwortung und Probeunterricht

6.1 Überblick

Sie können uns über unsere WhatsApp-Business-Nummer +49 5231 565658 erreichen, um Fragen zu unseren Programmen zu stellen und einen Probeunterricht zu vereinbaren. Eingehende Nachrichten werden zunächst automatisiert durch einen KI-Assistenten beantwortet. Beim ersten Kontakt erhalten Sie automatisch einen Hinweis darauf, dass Sie mit einem KI-Assistenten schreiben, zu welchem Zweck dies geschieht und wo Sie diese Datenschutzerklärung finden. Sie können jederzeit im Chat um ein persönliches Gespräch mit einem Menschen bitten. Für bestehende Schülerinnen, Schüler und Eltern gelten die besonderen Regeln in Ziffer 6.11. Für Schülerinnen, Schüler und Eltern, die bereits bei uns lernen, gelten ergänzend die Hinweise in Ziffer 6.9.

Schreiben Eltern oder andere Erziehungsberechtigte für ein Kind, verarbeiten wir in diesem Zuge auch Daten des Kindes (in der Regel Vorname und Alter). Bitte teilen Sie uns im WhatsApp-Chat keine Gesundheitsdaten und keine sonstigen sensiblen Angaben mit. Unser KI-Assistent fragt solche Angaben ausdrücklich nicht ab. Sollten Sie uns dennoch gesundheitsbezogene Informationen senden, verarbeiten wir diese ausschließlich zur Beantwortung Ihres Anliegens und löschen sie, sobald sie hierfür nicht mehr erforderlich sind.

6.2 Welche Daten wir verarbeiten

• Kontakt- und Nachrichtendaten: Ihre Mobilfunknummer, Ihr bei WhatsApp hinterlegter Profilname, der Inhalt Ihrer Nachrichten und unsere Antworten, jeweils mit Zeitstempel.
• Angaben aus dem Gespräch, soweit Sie sie mitteilen: Name, Alter der interessierten Person, gewünschtes Programm, Wohnort in grober Form (z. B. „Detmold“ oder „Umgebung“), gewünschte Häufigkeit des Unterrichts, Vorerfahrung, mögliche Wochentage, gewünschter Einstiegszeitpunkt, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind (z. B. Google, Instagram, Empfehlung) und ob Sie eine Anmeldung beabsichtigen.
• Termindaten: vereinbarte Termine für den Probeunterricht, Bestätigungen und Erinnerungen sowie Ihre Antwort auf unsere Rückfrage vor dem Termin.
• Ergebnisdaten: ob der Termin wahrgenommen wurde und ob eine Anmeldung erfolgt ist; gegebenenfalls die Aufnahme auf eine Warteliste (z. B. für unser Programm „HEROES“).
• Interne Vermerke unseres Teams zu Ihrer Anfrage (z. B. Rückrufvermerke).
• Einwilligungsdaten: ob und wann Sie einer späteren erneuten Kontaktaufnahme per WhatsApp zugestimmt haben.

Eine automatisierte Bewertung Ihrer Person, etwa in Form eines Punkte- oder Prozentwerts, findet nicht statt (siehe Ziffer 6.4).

6.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Beantwortung Ihrer Anfrage, Beratung und Anbahnung einer Ausbildungsvereinbarung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin). Schreiben Sie für eine andere Person, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung eingehender Anfragen).
• Terminvereinbarung, Bestätigung und Erinnerung (Erinnerung 24 Stunden vorher, Rückfrage rund 2 Stunden vorher): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Erfassung des Terminergebnisses, Wartelisten, interne Kursplanung: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer geordneten Kursplanung).
• Auswertung der Herkunft von Anfragen (z. B. Google, Instagram, Empfehlung): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bewertung eigener Maßnahmen).
• Spätere erneute Kontaktaufnahme per WhatsApp (Nachfassen, Wartelisten-Benachrichtigungen, Hinweise auf freie Plätze): ausschließlich auf Grundlage Ihrer im Chat ausdrücklich erteilten Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG.
• Nachweis der Teilnahme am Unterricht im Haftungs- und Versicherungsfall: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verteidigung gegen Ansprüche, vgl. §§ 195, 199 BGB).
• Protokollierung der Zugriffe unserer Mitarbeitenden (Audit-Log): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 32 DSGVO.

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne Angabe von Name und gewünschtem Programm können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten und keinen Probeunterricht vereinbaren.

6.4 Einsatz von künstlicher Intelligenz: keine Bewertung Ihrer Person

Automatisierte Beantwortung. Ihre Nachrichten werden an einen KI-Sprachdienst des Anbieters Anthropic übermittelt und dort verarbeitet, um eine passende Antwort zu erzeugen. Inhalt und Qualität der Antworten können variieren; verbindliche Auskünfte erhalten Sie stets von unserem Team.

Keine Bewertung, kein Scoring. Der KI-Assistent erstellt keine Einschätzung, Bewertung oder Prognose zu Ihrer Person, Ihrem voraussichtlichen Verhalten oder Ihrer Anmeldewahrscheinlichkeit. Über den Inhalt des Gesprächs hinaus wertet das System lediglich zwei Angaben strukturiert aus: die Herkunft Ihrer Anfrage (um zu beurteilen, über welche Wege uns Anfragen erreichen) und ob Sie einer späteren erneuten Kontaktaufnahme per WhatsApp zugestimmt haben (damit wir Sie nicht ohne Ihre Zustimmung anschreiben).

• Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Jede Entscheidung, die Sie betrifft, insbesondere die Vergabe eines Probeunterrichtstermins, die Aufnahme in einen Kurs oder auf eine Warteliste, trifft ein Mensch.
• Es findet kein Profiling statt: Es werden keine persönlichen Aspekte bewertet, keine Rangfolgen und keine Punktwerte gebildet.

Datensparsamkeit. Bevor Ihr Nachrichtentext an den KI-Dienst übermittelt wird, entfernt unser System automatisch Telefonnummern und E-Mail-Adressen aus dem Text. Vorname und Alter bleiben enthalten, da der Assistent Sie sonst nicht sinnvoll ansprechen und beraten könnte. Ihre WhatsApp-Rufnummer wird dem KI-Dienst nicht übermittelt.

6.5 Empfänger und Übermittlung in Drittländer

WhatsApp / Meta. Für den WhatsApp-Kanal nutzen wir die WhatsApp Business Platform (Cloud API). Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Die Verarbeitung im Rahmen der Cloud API erfolgt auf von Meta betriebenen Servern; dabei kann auch eine Verarbeitung in den Vereinigten Staaten von Amerika durch die Meta Platforms, Inc. stattfinden. Meta verarbeitet insbesondere Metadaten (z. B. Ihre Rufnummer, Zeitpunkt und Zustellstatus von Nachrichten) teilweise in eigener Verantwortung. Für die Übermittlung in die USA stützt sich Meta nach eigenen Angaben auf das EU-U.S. Data Privacy Framework sowie ergänzend auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Informationen: WhatsApp Business Data Transfer Addendum und WhatsApp-Datenschutzrichtlinie (EWR).

KI-Dienst / Anthropic. Die Antworten werden über die Programmierschnittstelle (API) von Anthropic erzeugt. Die Verarbeitung erfolgt auch in den Vereinigten Staaten von Amerika. Die Übermittlung stützt sich auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Nach Angaben von Anthropic werden über die API übermittelte Inhalte nicht zum Training der KI-Modelle verwendet. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Anthropic. Wir übermitteln nur die für die Beantwortung erforderlichen Angaben aus dem jeweiligen Chatverlauf, nach automatischer Entfernung von Telefonnummern und E-Mail-Adressen (siehe Ziffer 6.4). Eine Zusammenführung mit unseren sonstigen Schüler- oder Mitarbeiterdaten findet nicht statt; eine Ausnahme bildet allein der Abgleich der Rufnummer bei bestehenden Schülerinnen und Schülern nach Ziffer 6.9.

Hosting. Unsere Fachanwendung, in der Anfragen, Termine und Notizen gespeichert werden, läuft auf einem von uns angemieteten Server der Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern. Der Server steht in Frankfurt am Main (Deutschland). Mit Hostinger besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Intern. Zugriff auf die Daten haben ausschließlich berechtigte Mitarbeitende unserer Schule. Zugriffe werden protokolliert. Eine Weitergabe Ihrer Daten an sonstige Dritte, insbesondere zu deren eigenen Werbezwecken, findet nicht statt.

6.6 Speicherdauer

Die Löschung erfolgt automatisiert nach folgendem Konzept:

• Gesamter Gesprächsvorgang: Mobilfunknummer, Profilname, Chatverlauf, interne Notizen und Termindaten löschen wir 12 Monate nach Ihrer letzten Nachricht vollständig, unabhängig davon, ob ein Probeunterricht wahrgenommen wurde. Für Gespräche mit Schülerinnen, Schülern und Eltern gelten die kürzeren Fristen nach Ziffer 6.9.
• Nachweis der Teilnahme: Haben Sie am Probeunterricht teilgenommen, legen wir einen gesonderten, auf das Notwendige beschränkten Nachweis an. Er enthält ausschließlich Name, Jahrgang (soweit bekannt), besuchtes Programm, Datum und Zeitfenster sowie das Ergebnis, keine Rufnummer, keine E-Mail-Adresse, keinen Chatverlauf und keine Notizen. Zweck ist allein, uns im Fall einer behaupteten Verletzung gegen Schadensersatzansprüche verteidigen und den Sachverhalt gegenüber unserer Versicherung belegen zu können. Wir bewahren den Nachweis bis zum Ablauf der Verjährungsfristen für mögliche Schadensersatzansprüche auf (bei Personenschäden höchstens 30 Jahre, § 199 Abs. 2 BGB). Der Zugriff ist auf die Geschäftsführung beschränkt, nur über gezielte Namenssuche möglich und wird protokolliert. Eine Verwendung für Werbung oder Statistiken findet nicht statt.
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. § 147 AO, § 257 HGB für Vertrags- und Buchhaltungsunterlagen) bleiben unberührt.

Widerrufen Sie eine Einwilligung oder widersprechen Sie der Verarbeitung, sperren oder löschen wir die betroffenen Daten unverzüglich, soweit keiner der genannten Aufbewahrungsgründe entgegensteht.

6.7 Werbliche Nachrichten und Widerruf Ihrer Einwilligung

Nachrichten, mit denen wir zu einem späteren Zeitpunkt erneut auf Sie zukommen (Nachfassen, frei gewordene Plätze, Wartelisten-Benachrichtigung), senden wir ausschließlich dann, wenn Sie uns hierfür im Chat ausdrücklich Ihre Einwilligung erteilt haben. Technisch werden hierfür von WhatsApp vorab genehmigte Nachrichtenvorlagen verwendet. Zeitpunkt und Wortlaut Ihrer Zustimmung werden im Chatverlauf dokumentiert. Ihre Einwilligung gilt für 12 Monate; danach schreiben wir Sie nicht mehr an, sofern Sie nicht erneut zustimmen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Es genügt eine formlose Nachricht:

• per WhatsApp an +49 5231 565658: es reicht das Wort „STOPP“ (ebenso „Abmelden“ oder „Abbestellen“); der Widerruf wird automatisch und sofort umgesetzt. Schreiben Sie von einer Nummer, die zu einem bestehenden Schüler gehört, versteht der Assistent „Abmelden“ als Absage eines Unterrichtstags (Ziffer 6.9); einen Widerruf richten Sie dann bitte per E-Mail an uns,
• per E-Mail an info@inspire-martialarts.de,
• oder postalisch an die unter Ziffer 1 genannte Anschrift.

6.8 Kinder und Jugendliche

Unsere Programme richten sich auch an Kinder ab etwa 3,5 Jahren. Anfragen für Minderjährige nehmen wir ausschließlich von den Erziehungsberechtigten entgegen; eine Einwilligung nach Ziffer 6.7 kann für Kinder unter 16 Jahren nur durch die Erziehungsberechtigten wirksam erteilt werden (Art. 8 Abs. 1 DSGVO). Wir beschränken die Verarbeitung von Kinderdaten auf das für die Kursplanung Erforderliche, in der Regel Vorname und Alter.

6.9 Schülerinnen, Schüler und Eltern: Abmeldung vom Unterricht und organisatorische Fragen

Schreiben Sie uns von einer Telefonnummer, die in Ihrer Ausbildungsvereinbarung bei uns hinterlegt ist, erkennt unser KI-Assistent Sie anhand dieser Nummer als Schülerin, Schüler oder Erziehungsberechtigte(n). Er kann dann

• eine Abmeldung für einen Unterrichtstag entgegennehmen,
• organisatorische Fragen beantworten (z. B. Kleidung, Anfahrt, Lernplattform, allgemeine Kündigungsregeln), und zwar nur mit Informationen, die wir ihm vorgegeben haben,
• alle übrigen Anliegen an unser Team weitergeben.

Fragen zu Ihrer eigenen Ausbildungsvereinbarung und zu Beiträgen beantwortet ausschließlich unser Team. Sind unter Ihrer Nummer mehrere Kinder hinterlegt, fragt der Assistent nach dem Vornamen.

Verarbeitete Daten: Ihre Rufnummer, Ihr WhatsApp-Profilname und der Inhalt Ihrer Nachrichten. Hinzu kommen Vorname, interne Kundennummer und Unterrichtsgruppe der Schülerin oder des Schülers sowie Datum und Gruppe einer Abmeldung. Zum Erkennen Ihrer Nummer gleichen wir sie mit den Stammdaten unserer Schülerverwaltung ab. Einen Grund für die Abmeldung fragen wir nicht ab und speichern ihn nicht gesondert.

Zwecke und Rechtsgrundlagen: Abmeldungen und organisatorische Anliegen bearbeiten wir zur Durchführung der Ausbildungsvereinbarung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Den Abgleich Ihrer Rufnummer und den Einsatz des KI-Assistenten stützen wir zusätzlich auf unser berechtigtes Interesse, den Unterricht schnell und auch außerhalb der Bürozeiten organisieren zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Schreiben Sie für ein Kind, ohne selbst Vertragspartner zu sein, gilt ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Gespräche nutzen wir nicht für Werbung. „Abmelden“ bedeutet hier nur die Absage eines Unterrichtstags und ist kein Widerruf nach Ziffer 6.7.

Empfänger: Es gelten die Empfänger nach Ziffer 6.5. An Anthropic übermitteln wir neben dem Gesprächsverlauf nur die Unterrichtsgruppe, keine Namen, keine Kundennummer, kein Geburtsdatum und nicht Ihre Rufnummer. Namen der Schülerinnen und Schüler ersetzen wir vor der Übermittlung durch Platzhalter (z. B. „Schüler A“) und setzen sie erst in der Antwort wieder ein. Telefonnummern und E-Mail-Adressen werden vorher aus dem Text entfernt. In der Schule sehen nur berechtigte Personen die Abmeldungen in unserer Verwaltungsplattform.

Speicherdauer: Chatverläufe mit Schülerinnen, Schülern und Eltern löschen wir automatisch 30 Tage nach der letzten Nachricht, Abmeldungen automatisch 90 Tage nach dem betreffenden Unterrichtstag.

Bitte keinen Grund angeben: Für eine Abmeldung genügen Vorname und Tag. Bitte teilen Sie uns über WhatsApp keine Krankheiten oder anderen Gesundheitsangaben mit, auch nicht über Ihr Kind. Tun Sie es dennoch, werten wir die Angabe nicht aus. Wir löschen sie mit dem Chatverlauf, bei Bedarf auch vorher einzeln. Möchten Sie den Assistenten nicht nutzen oder der Verarbeitung widersprechen (Art. 21 DSGVO), erreichen Sie uns unter 05231 565658 oder per E-Mail an info@inspire-martialarts.de.

6.10 Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und den Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Näheres finden Sie in Ziffer 3.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, insbesondere bei der Auswertung der Herkunft von Anfragen, der Aufbewahrung zu Nachweiszwecken nach Ziffer 6.6 und dem Abgleich Ihrer Rufnummer nach Ziffer 6.9, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO einzulegen.

Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf (www.ldi.nrw.de).

6.11 Kontakt

Verantwortlich ist die unter Ziffer 1 genannte Stelle: Sascha Sander, INSPIRE Martial Arts – Sport Akademie Dr. Lee Detmold, Paderborner Straße 99, 32760 Detmold, Telefon 05231 565658, E-Mail info@inspire-martialarts.de.

7. Bewerbungen über die Website

7.1 Zweck und Rechtsgrundlage

Wenn Sie sich über das Formular auf der Seite „Karriere“ bewerben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihre Telefonnummer und Nachricht sowie Ihre hochgeladene PDF-Datei. Wir nutzen diese Daten ausschließlich, um Ihre Bewerbung zu prüfen und mit Ihnen in Kontakt zu treten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG (Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses) sowie Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

7.2 Übermittlung und Empfänger

Die Daten werden verschlüsselt (TLS) übertragen und als E-Mail an unser Postfach weitergeleitet. Die hochgeladene Datei wird auf dem Webserver nicht gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Bitte senden Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (etwa Gesundheitsangaben), wenn sie für die Bewerbung nicht nötig sind.

7.3 Speicherdauer

Wir löschen Ihre Bewerbung spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern Sie nicht ausdrücklich in eine längere Aufbewahrung (etwa für spätere Stellen) eingewilligt haben. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel per E-Mail an info@inspire-martialarts.de.